“Hvorfor er det møde relevant for os?” spørger den potentielle kunde. Det er et helt rimeligt spørgsmål. Hvis samtalen kun handler om at finde et ledigt tidspunkt, kan mødet hurtigt føles som endnu en aftale i kalenderen. En god kontakt begynder i stedet med kundens hverdag og det, virksomheden konkret kan hjælpe med. Du kan læse mere her.
Her bygger mødebooker bro mellem virksomhedens faglige viden og kundens situation. Opgaven er ikke bare at få et ja, men at undersøge, om der er en god grund til at tale videre. Det kræver nysgerrighed, lydhørhed og respekt for kundens tid. Det lyder måske enkelt, men forskellen kan mærkes allerede i den første samtale.
Begynd med kundens behov – ikke kalenderen
Det kan virke effektivt at få en aftale i kalenderen med det samme. Men uden lidt baggrund ved sælgeren måske ikke, hvorfor kunden sagde ja, eller hvad kunden håber at få ud af mødet. En kort afklaring giver et bedre udgangspunkt: Hvad fylder hos kunden? Er der en aktuel udfordring? Og passer virksomhedens kompetencer til den?
Forestil dig, at en indkøbsansvarlig netop har fået til opgave at undersøge nye leverandører. I stedet for straks at foreslå et møde spørger bookeren, hvad virksomheden gerne vil vide mere om, og hvordan beslutningen skal bruges. Måske giver et møde mening. Måske er tidspunktet forkert. Begge svar er nyttige – og langt bedre end at presse en aftale igennem.
Spørgsmålene behøver ikke lyde som en tjekliste. Prøv for eksempel: “Hvad fik jer til at undersøge løsningen netop nu?” Så får kunden plads til at forklare situationen med egne ord. Lyt efter både behov og forbehold. Når samtalen føles personlig frem for indstuderet, er det lettere at vurdere relevansen uden at oversælge.
Respekt for kundens tid gør kontakten bedre
Selv en relevant henvendelse kan komme på et dårligt tidspunkt. Kunden sidder måske midt i et møde, venter på en leverance eller prøver at løse en opgave, der ikke kan vente. Spørg, om det passer bedre at ringe på et andet tidspunkt. Det er en lille gestus, men den viser, at samtalen ikke kun foregår på afsenderens præmisser.
Hvordan følger du op uden at blive påtrængende? Aftal næste skridt tydeligt, og hold dig til det, kunden har sagt ja til. Hvis kunden ikke er interesseret, så respekter svaret. Vedholdenhed kan være nyttig, når den bygger på en reel invitation; ellers bliver gentagne opkald hurtigt irriterende. Kalenderen har det fint med færre aftaler, hvis de til gengæld giver mening.
Ved mødebooking skal forventningerne også være tydelige. Fortæl, hvad mødet skal handle om, hvem der deltager, og hvorfor emnet kan være relevant. Kunden skal ikke først opdage under mødet, at formålet er uklart. Gennemsigtighed gør det lettere at sige ja – og lettere at sige nej, hvis behovet ikke passer.
Giv salgsteamet brugbar baggrund
Når kunden har fortalt om en konkret udfordring, skal de vigtigste oplysninger videre til sælgeren. Det behøver ikke være en lang rapport. Notér kundens situation, hvad kunden håber at få ud af mødet, og hvilke spørgsmål der stadig står åbne. Så kan sælgeren forberede en samtale, der tager udgangspunkt i kundens hverdag frem for en standardpræsentation.
Et eksempel: En virksomhed bruger meget tid på at koordinere flere leverandører. Hvis sælgeren kender til det på forhånd, kan vedkommende forberede spørgsmål om arbejdsgangen og undersøge, om virksomhedens løsning passer. Det er langt mere brugbart end blot at vide, at kunden “gerne vil høre mere”. Efter min mening er den gode overlevering en af de mest oversete dele af en vellykket mødebooking.
Når bookeren og salgsteamet samarbejder, bliver det også lettere at vurdere, hvilke møder der er relevante. Del tilbagemeldinger efter samtalerne: Var kundens behov tydeligt? Passede forventningerne? Var der noget, der burde være afklaret tidligere? Så kan processen blive skarpere uden at miste sin menneskelige tone.
Tre trin på vej mod en mødeaftale
Først præsenterer du formålet kort og spørger, om tidspunktet passer. Dernæst afdækker du kundens behov med åbne spørgsmål, så kunden kan beskrive sin situation. Til sidst aftaler I næste skridt, hvis begge parter kan se en mening med det. Strukturen er enkel, men den virker kun, hvis du lytter undervejs som mødebooker.
Vil du arbejde mere systematisk med den type dialog, kan du læse om mødebooking hos Partner Dialog. Brug det som inspiration til at gennemgå hele forløbet – fra den første kontakt til de oplysninger, sælgeren får med videre. En god aftale handler trods alt om mere end at få kalenderen til at gå op.
Inden du bekræfter mødet, så tjek de praktiske detaljer. Er behovet afklaret? Ved kunden, hvad mødet skal handle om? Har sælgeren den nødvendige baggrund? Og er der en reel grund til, at begge parter bruger tiden? Når svarene er tydelige, bliver mødet et naturligt næste skridt i en samtale, der begyndte med kundens behov.
Den brobyggende indsats er måske ikke den mest prangende del af salgsarbejdet, men den giver alle omkring bordet en bedre start. Kunden får relevante spørgsmål, sælgeren får noget konkret at forberede, og virksomheden bruger sin faglige viden dér, hvor den kan gøre nytte. Sådan får en kalenderaftale indhold.
Se mere hos partnerdialog.dk.